Heute widmen wir uns im TiTo Glossar der Heftung – ein Thema, das in jedem Büro zum Arbeitsalltag zählt. Wer bei der Ablage von Unterlagen konsequent und systematisch vorgeht, verbringt später weniger Zeit mit Blättern und Suchen nach einem bestimmten Dokument. Du hast zwei Möglichkeiten zur Auswahl, was die Reihenfolge betrifft: entweder das jüngste Dokument liegt oben auf oder das älteste. Wir erklären dir, welche Heftart zu welchem Job am besten passt, und wie Du zusätzlich für eine gute Übersicht in Deinen Dokumenten sorgen kannst.

Kaufmännische Heftung vs. Amtsheftung

Bei der kaufmännischen Heftung liegt das aktuellste Schriftstück oben auf. Diese Art der Heftung ist in der Privatwirtschaft die gängige Variante, da neuere Dokumente in der Regel wichtiger sind, als ältere Schriftstücke. Kein Wunder, denn ältere Papiere wie Auftagsformulare und Rechnungen sind, wenn sie abgeschlossen sind, im Tagesgeschäft nicht mehr so wichtig. Anders ist das in Behörden und Ämtern des öffentlichen Dienstes. Hier ist es üblich, das Schriftstück mit dem ältesten Datum obenauf liegend abzuheften. Die Amtsheftung bevorzugt also Dokumente, die älter sind deswegen und schneller bearbeitet werden müssen. In einigen Behörden bietet sich die Amtsheftung außerdem an, wenn sich Kollegen einen Überblick zu laufenden Verfahren und behördlichen Prozessen verschaffen müssen. Akten mit Amtsheftung lassen sich dann von vorn bis hinten wie ein Buch bequemer lesen, als in umgekehrter Reihenfolge.

Alles in bester Ordnung?

Ob Du es in Deinem Büro mit der kaufmännischen Heftung oder der Amtsheftung zu tun hast, ist demzufolge branchenabhängig. Wichtig ist in beiden Fällen, dass sich alle Kollegen an die festgelegte Reihenfolge halten, damit nichts durcheinander gerät. Weißt Du über die Art der Heftung Bescheid, hast Du beim Einkaufen passender Hefter die Qual der Wahl. Denn Hefter ist nicht gleich Hefter und das Angebot ist riesig. Wir erklären Dir, welche Produkte was leisten können. So findest Du schnell heraus, welcher Hefter zu Dir und Deinem Job passt.

Schnellhefter, Ösenhefter, Hängehefter, Einhakhefter – was ist was?

Schnellhefter: Den Standard-Hefter kennst Du noch aus der Schule. Ihre Heftzunge ist bei vielen Modellen aus Metall, ihr Mantel aus buntem Karton oder Kunststoff. Gibts für kaufmännische Heftung und Amtsheftung.
Ösenhefter: Die bunten Hefter aus Karton heftest Du in einen Ordner ein. Seitliche Ösen verhindern, dass der Hefter an der Lochung ausreißt. Ein Mantel aus Karton schützt Deine Dokumente und verschafft Dir eine übersichtliche Ordnung in einem Aktenordner. Einhakhefter sind für kaufmännische Heftung und Amtsheftung erhältlich.
Hängehefter: Sind beliebt, um Personalakten darin zu verstauen. Die Hefter sind oft aus hellbraunem Karton, aber auch in anderen Farben erhältlich, mit mehreren Fächern, mehreren Heftzungen, einklappbaren Haken sowie einer Einstecktasche für ein Foto. Obwohl für diese Hefter die Auswahl an Produkten für kaufmännische Heftung überwiegt, sind auch Hängehefter mit Amtsheftung keine Seltenheit.
Einhakhefter: Diesen Hefter hakst Du in einen Ordner ein. Eine offene Vorrichtung aus Metall lässt Dich den Hefter entnehmen, ohne die Ringmechanik des Ordners öffnen zu müssen. Der Mantel aus Karton schützt Deine Dokumente und verschafft Dir eine übersichtliche Ordnung im Aktenordner. Einhakhefter sind für kaufmännische Heftung und Amtsheftung erhältlich.

Noch mehr Tipps für die perfekte Ordnung in Deinen Unterlagen erhältst Du in unserem nächsten Ratgeber-Beitrag: Dann geht es um Heftklammern, Ösen und Heften ganz ohne Klammern.