Professionalität zeigt sich oft in den Details, den Kleinigkeiten, an die im ersten Moment niemand denkt. Das gilt auch im Büro. Selbstverständlich erwartet der Kunde eine bestmögliche Beratung, eine gute Partnerschaft, termingerechte Umsetzung – kurzum: Deine Fachkenntnis. Wichtig ist aber auch, dass sich der Kunde persönlich wohl fühlt, wenn er zu einem Termin in Dein Unternehmen kommt. Wie Du mit wenig Aufwand eine einladende Atmosphäre schaffst, haben wir in unserem TiTo-Guide zusammengestellt.

Kaffee ist nicht gleich Kaffee

Filterkaffee ist in vielen Büros nach wie vor der Dauerbrenner, trifft jedoch längst nicht den Geschmack jedes Besuchers. Biete Deinen Kunden daher immer eine Alternative wie Tee oder Cappuccino an. Filterkaffe solltest Du vor dem Termin grundsätzlich frisch aufbrühen, denn steht er zu lange auf der Warmhalteplatte, wird er bitter. Thermoskannen halten den Kaffee lange in der passenden Trinktemperatur und ein Nachschenken ist auch während des Gesprächs unkompliziert.

Punkte mit Aufmerksamkeit, ohne es zu übertreiben

Dein Kunde verzichtet bei seinem Kaffee auf Zucker? Frage nach, ob vielleicht Süßstoff benötigt wird. Das zeigt, dass Du aufmerksam bist, mitdenkst und versuchst, auf die Wünsche Deiner Kunden einzugehen. Selbst wenn der Kaffee ungesüßt bleibt, wird die Nachfrage ganz nach dem Geschmack des Kunden sein und positiv nachwirken. Zu viel Aufmerksamkeit kann jedoch nach hinten losgehen. Vermeide es, zu oft nachzufragen, zu viel anzubieten und Deinen Gast zu sehr zu „betüddeln“. Damit lenkst Du erstens das Gespräch vom Wesentlichen ab, zweitens suggeriert ständiges Nachfragen Unterwürfigkeit, also übertreib es nicht. Stevia, Honig und Kandis anzubieten, wäre an dieser Stelle der Overkill.

Das kleine ABC der Kaffeetafel

Damit Du beim Eindecken des Konferenztisches oder Besuchertisches keine wesentlichen Details vergisst, haben wir einen Leitfaden erarbeitet. Leg Dir am besten ein Tablett zu, mit dem Du alle Utensilien für einen netten Empfang auf einmal transportierst.

• Kaffeegeschirr und Besteck: angemessen ist die klassische Kombi aus schlichten Kaffeetassen, passenden Untertassen und Teelöffeln. Klobige Kaffeebecher mit lustigen Sprüchen bleiben im Schrank. Selbstverständlich dürfen die Zuckerdose und ein Milchkännchen nicht fehlen. Checke auch, ob die Zuckerdose sauber und der Zucker noch ansprechend feinkörnig ist. Servierst Du Kuchen, Kekse und andere kleine Snacks, sollten auch kleine Teller, Kuchengabeln und Servietten griffbereit stehen. Geht mal ein Tropfen Kaffee beim Ausschenken daneben, hilft Küchenrolle.
• Gläser für Wasser und Softdrinks: Neben Kaffee und Tee kann der Gast vielleicht auch ein Glas Wasser oder Saftschorle vertragen. Besonders während der Sommerzeit solltest Du immer gekühltes Mineralwasser – beispielsweise abgefüllt in formschönen Karaffen – und andere Softdrinks auf Vorrat haben, sowie Gläser bereitstellen. Biete Deinem Gast zu Beginn des Treffens eine Auswahl an Getränken persönlich an und frage zwischendurch nach, ob Du nachschenken darfst. Möchte er sich gerne selbst bedienen, lehne Dich als Gastgeber entspannt zurück.

Die Deko: mach’s dezent, aber auffällig schön

Bei der Dekoration des Tisches gilt die Regel: Weniger ist mehr. Statt zu dick aufzutragen und den Gast mit optischen Reizen zu „erschlagen“, setze mit einfachen Mitteln Akzente: ein farbiger Tischläufer, eine Vase mit Tulpen, ein hübsches Zuckerdöschen mit Silberlöffel. Setze Deine Stilmittel sparsam ein und entscheide Dich für ausgewählte, dekorative Gegenstände mit zeitloser Klasse. Überlasse die saisonale Herbstdeko aus getrockneten Blättern, Bastkugeln und Kürbis-Imitationen lieber dem Kinderhort.
Sorge mit einfachen Mitteln für eine angenehme, entspannte Wohlfühl-Atmosphäre. So kommt der Kunde gern wieder!