Sichthülle, Aktenhülle, Prospekthülle oder Klarsichthülle

Wie oft hast Du diese Begriffe schon gehört und wie oft hat sich der Anwender dann doch damit vertan? Zuerst ist es meistens „nur“ eine Hülle, die gewünscht wird. Danach stellen sich auf einmal so kleine wichtige Dinge raus, wie: sie soll zum Abheften sein, jedoch auch an der Seite offen, oder sie soll nicht so glänzen. Im Grunde sind es immer zwei miteinander verbundene Kunststofffolien, die zum Schutz von Dokumenten benötigt werden. Mal sind nur zwei Seiten geschlossen, mal sind es drei Seiten. Bei zwei geschlossenen Seiten spricht man von einer Sicht- bzw. Aktenhülle, bei drei geschlossenen Seiten (Nur noch oben ist eine Öffnung), spricht man von einer Prospekt- bzw. Klarsichthülle. Und die hat dann auch noch einen Heftrand auf der linken Seite. Die kleinen feinen Unterschiede machen aber aus dieser einfachen Kunststofffolie genau Deine perfekte Ablage.

Die Sichthülle / Aktenhülle

Wenn Du Dein Schriftgut oder ein Bild schnell und sicher verstauen möchtest, aber dennoch die Vorderseite bzw. Rückseite des Schriftgutes oder des Bildes sehen möchtest, kommst Du an einer transparenten Sicht-/Aktenhülle nicht vorbei. Diese Hülle ist unten und an der linken Seite verschweißt, so dass Du von rechts Dein Schriftgut ganz einfach in diese Hülle schieben kannst. Dank eines Greifausschnittes in der Sichthülle kannst Du auf das abgelegte Gut schnell wieder zurückgreifen. Gerne werden so Vorgänge in Hängemappen oder Hängetaschen abgelegt und Du hast dann immer den ganzen Vorgang auf einmal in der Hand. Damit Du Deine Ablage auch nach evtl. Wichtigkeit ablegen kannst, gibt es die Sichthülle auch in farbiger Ausführung. Rot z.B. für „sofort zu bearbeiten“, grün für „bereits bearbeitet“ oder gelb „für die Poststelle“. Durch diese farbigen Sichthüllen kannst Du Dein Schriftgut noch gut erkennen. Es fällt in Deiner Aktentasche oder auf Deinem Schreibtisch sofort auf.

Sichthülle mit Datenschutz!

Was machst Du jedoch, wenn nicht jeder sofort die abgelegten Schriftstücke in der Sichthülle sehen soll? Wie oft konntest Du mal auf Unterlagen auf fremden Schreibtischen blinzeln und hast, zumindestens teilweise, etwas davon lesen können? Stell Dir vor, dass sind Deine vertraulichen Unterlagen, evtl. Kontoausszüge oder Angebote an Deinen Kunden. Genau für diese wichtigen Sachen gibt es Camouflage-Sichthüllen. Sobald Du das Schriftgut in diese Sichthüllen steckst, kannst Du oder auch jeder andere, der auf diese Hülle schaut, nichts sehen. Diese Hülle hat eine Tarnung für deren Inhalt. Durch ein spezielles aufgedrucktes Muster ist es fast unmöglich, überhaupt von außen etwas von dem Inhalt zu lesen. Sicht- und Datenschutz in PP-Qualität.

Die Prospekthülle / Klarsichthülle

Das Angebot ist fertig, ein Druck ging direkt an den Kunden, eine Kopie kommt zu den Akten. Nichts einfacher als das, Locher zu Hand und schon ist es passiert: Ausgerechnet die ersten zwei Zahlen sind mit ausgestanzt. Da brauchst Du auch gar keine Kopie ablegen.

Einfacher kannst Du es Dir machen, wenn Du eine Prospekthülle nimmst. Im Grunde ist es eine Sichthülle, die allerdings nur noch oben offen ist und an der linken Seite einen gelochten Seitenrand hat. Damit kannst Du sie in einem Ordner ablegen und zwar OHNE das Schriftgut zu beschädigen. So sind Deine Unterlagen gut sicher vor Staub und Eselsohren geschützt. Gerne werden Prospekthüllen dort eingesetzt, wo Papiere abgeheftet werden sollen, ohne dass sie gelocht werden müssen, wie z.B in Angebotsmappen oder Ringbuchmappen. Auch in Werkstätten werden Prospekthüllen gerne benutzt, da der Vorgang dort sicher vor Öl usw. geschützt ist und der Mechaniker trotzdem seinen Auftrag lesen kann.

Wie Unterscheiden sich die Hüllen?

• Die häufigste Ausführung der Hüllen ist die transparente. Du kannst aber auch gelbe, rote, grüne oder blaue Hüllen für Deine Ablage benutzen.
• Bei der Folienstärke ist es ganz einfach: je dünner die Folie, umso weniger ist sie belastbar. Eine gute Sichthülle fängt bei 80 my an und hört bei ca. 300 my auf. Da kommt es ganz darauf an, wie oft Du diese Sichthülle in Benutzung hast. Eine „dickere“ Sichthülle hat auch eine angenehme Haptik. Bei der Prospekthülle kommt es, genau wie bei der Sichthülle, auf die Nutzungsart an. Brauchst Du nur eine Prospekthülle um Dein Schriftgut in einem Ordner abzuheften, der dann in die Alt-Ablage geht, dann kannst Du auch eine dünne, günstige Prospekthülle nehmen.
• Grundsätzlich sind beide Hüllen ein Kompagnon für das DIN A4 Format, das man von Druckerpapier & Co. kennt. Gelegentlich sind auch DIN A5 Sichthüllen bzw. Prospekthüllen in Gebrauch. Erheblich seltener fordern Kunden Prospekthüllen in DIN A3.
• Beide Hüllen kannst Du in klar oder genarbt erhalten. Die glatten Hüllen haben eine glänzende Oberfläche, in der sich das einfallende Licht spiegelt. Die genarbten Hüllen sind mikroskopisch wellig und haben dadurch eine matte Oberfläche, die das einfallende Licht streut. Man kann sie auch als blendfrei bezeichnen.
• Hergestellt werden sie aus durchsichtigen, klaren oder gefärbten Folien. Entweder aus PVC oder PP. Im Gegensatz zu den PVC-Hüllen sind die PP-Hüllen dokumentenecht. Die in diesen Hüllen enthaltenen Tonerkopien oder -drucke werden nicht durch Weichmacher im Material beeinträchtigt. Handelsübliche Klarsichthüllen aus Weich-PVC können durch die Ausdünstung von Lösemitteln oder Weichmachern polymere Toner von Laserdruckern vom Papier ablösen, Toner und Tinte färben auf die Folie ab. Sie gelten deshalb als nicht dokumentenecht.
• Bei der Lochung für Prospekthüllen hat sich die sogenannte „Eurolochung“ durchgesetzt, da durch diese Lochung fast alle Arten von Mechaniken in Europa genutzt werden können.